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《归档文件整理规则》解读

放大字体??缩小字体 发布日期:2019-01-30 11:28:15????来源:兰台之家????浏览次数:429????评论:0
导读

摘要:组件即件的组织,包括件的构成和件内文件排序。组件的内容为:一是件由哪几部分构成的,二是这些构成部分的排序原则,也就是件内文件如何排序。按照要求构成并规范排序的文件才能完成组件。一、件的构成  《规则》5.1.1规定,归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件;文件正本与定稿(包括法律法规等

  摘要:组件即件的组织,包括件的构成和件内文件排序。组件的内容为:一是件由哪几部分构成的,二是这些构成部分的排序原则,也就是件内文件如何排序。按照要求构成并规范排序的文件才能完成组件。
?一、件的构成  《规则》5.1.1规定,归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件;文件正本与定稿(包括法律法规等重要文件的历次修改稿)为一件;转发文与被转发文为一件;原件与复制件为一件;正本与翻译本为一件;中文本与外文本为一件;报表、名册、图册等一册(本)为一件(作为文件附件时除外);简报、周报等材料一期为一件;会议纪要、会议记录一般一次会议为一件,会议记录一年一本的,一本为一件;来文与复文(请示与批复、报告与批示、函与复函等)一般独立成件,也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。
  1、单份文件为一件

  一般来说,归档文件一般以“自然件"为一件,即以单份文件作为一件。如《××局关于深人学习宣传贯彻党的十八大精神的通知》《××局关于开展年度考核工作的实施意见》等,这两份文件应各自作为一件,每件作为一个整理单位。《规则》修订还明确了“来文与复文(请示与批复、报告与批示、函与复孓等)一般独立成件",强调以单份文件作为一件的原则。
  2、多份文件为一件
  有些文件,比如正文与附件、转发文与被转发文等,各部分虽有一定的独立性,但在内容上密切相关,分散整理可能会出现归档不完整,或归档后不便于利用,故《规则》规定此类文件应作为一件进行整理。此外,正本与其他稿本、原件与复制件等,如果没有组合在一起,其中之一在检索上往往没有太大价值,而且会增加大量不必要的编目工作,影响到整理和利用时的工作效率,因而同样作为一件处理。至于来文与复文来说,原《规则》规定“可为一件",《规则》修订时改为“一般独立成件,也可为一件",有限度地延续之前作为一件的整理方法。《规则》允许将这些文件两份或多份作为一件,作为整理的基本单位,这是《规则》灵活性的体现,增强了《规则》的可操作性,有较大的实际意义。具体而言,这类文件包括:
  (1)正文与附件
  附件是指附属于正文之后的其他文件材料,作为正文的补充说明或参考材料,如附带的图表、统计数字、正文批准或发布的法规文件等等。一般来说,正文与附件为一件;如果附件数量较多或者太厚不易装订时,也可各为
  (2)文件正本与不同稿本
  同一文件除正本外,在撰写、印刷过程中形成的不同稿本,包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等,也可能需要留存。一般来说,这些稿本与正本为一件,但这些稿本过厚不易装订的,也可单独作为一件。
  (3)转发文与被转发文
  转发文与被转发文是一份文件的不同部分,前者往往包括贯彻意见及执行要求,后者则是具体内容,它们在发挥文件效力方面难以分割,因此也应作为一件。
  (4)原件与复制件
  对于制成材料、字迹材料等不利于亚博体育足球投注小程序保管的文件(如热敏纸传真件、铅笔书写的重要文件),以及使用中出现破损的文件,应复制后归档。复制件包括复印机制作的复印件、计算机重新打印件以及手工誊写的抄件等。这些复制件应与原件作为一件。
  (5)正本与翻译本
  归档文件除正本外,还有其他不同语言的翻译本(含少数民族文字文本)需要留存的,一般来说,文件的正本与翻译本为一件,但翻译本过厚不易装订的,也可单独作为一件;多种不同语言的翻译本也可各为一件。
  (6)中文本与外文本
  同一文件除中文本外,还有内容与中文文本相对应的外文文本需要归档的,一般来说,文件的中文本与外文本为一件,但外文本过厚不易装订的,也可单独作为一件;多种不同语言的外文本也可各为一件。
  (7)报表、名册、图册等
  报表、名册、图册等一般每册(本)内容都相对完整,具有独立的检索价值,因此应按照其本来的装订方式,一册(本)作为一件。但报表、名册、图册等作为文件附件时,一般与文件一起作为一件。
  (8)会议纪要、会议记录
  机关在记录会议记录时,有的使用制式的会议记录纸,有的使用专用记事本。使用专用记事本记录的,一本会议记录应作为一件保存,但不同年度、不同会议类型的会议记录不应作为一件。使用会议记录纸记录的,可以一次会议记录作为一件,也可根据材料厚度自定件数,如一年或半年的作为一件。
  机关在形成会议纪要时,一般以一次会议为一件。
  (9)来文与复文
  “来文与复文"或称为“往复文件",是对联系密切的来往性质的文件材料的概括性表述,包括“去文与复文"“来文与办理结果"等,从文种上看包括请示与批复、报告与批示、函与复函等。对于往复文件,原《规则》规定“可为一件",实践中各地区、各部门也大多采取组成一件的方式进行管理,这种做法在纸质文件整理上是完全没问题的,但是如果依此对电子文件或者数字化成果进行整理,来文与复文为一件可能会增加管理层次,带来子件问题。由于各地区、各部门尚未对子件形成一致意见,《规则》修订时强调来文与复文“一般独立成件,也可为一件六作为不采取子件形式进行文件整理的解决方案。在具体执行上,各地区、各部门可以根据实际情况灵活掌握。
  需要注意的是,来文与复文“一般独立成件,也可为一件"要与“转发文与被转发文为一件”的情况相区分。
  (10)文件与文件处理单或发文稿纸
  文书处理较规范的机关,文件在运转过程中一般都附有文件处理单或者拟办单、发文稿纸,有的还附有领导批示的签批条等。这些表单真实地记录了文件的形成、办理过程,是归档文件不可分割的重要组成部分,应与相关文件作为一件。
  ①介绍信及存根、新闻报道材料
  介绍信及存根可依材料多少按时间顺序自定件数,如一年或半年的作为一件。需要注意的是,应把同一人的组织关系(党、团)、行政关系、工资关系介绍信或存根排列在一起。另外,组织人事部门或有些比较大的系统等,往往形成大量的介绍信或存根,可按原装订方式,一册作为一件,但跨年度的材料应分别组件。新闻报道材料的组件也依此办理。
  ②行政审批、处罚等材料
  机关行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料,以及行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料,一次审批或处罚材料之间联系紧密,如各自组件会影响亚博体育足球投注小程序的检索利用。一般情况下,一次审批、审查、核准、处罚、处分、复议、国家赔偿形成的文件材料应作为在组件过程中,还应注意不能擅自扩大组件的范围。有的单位将同一事由的若干文件作为一件处理。这种做法虽然使整理工作简化了,但却给将来的检索利用带来不便。如将某下属单位申请某项专业经费的请示、该局的批复和局内承办部门的经办过程文件作为一件整理,将来利用者只想查看关于这项经费申请工作的经办情况,从归档文件目录上就很难检索到,不符合深化检索的指导思想,这种做法应该免。
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二、件内文件排序  1.件内文件排序规则
  多份文件作为一件时,件内文件之间的排列顺序应遵循《规则》5.1.2执行,即:
  (1)正文在前,附件在后;
  (2)正本在前,定稿在后;
  (3)转发文在前,被转发文在后;
  (4)原件在前,复制件在后;
  (5)不同文字的文本,无特殊规定的,汉文文本在前,少数民族文字文本在后;
  (6)中文本在前,外文本在后;
  〈7)来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后;
  (8)有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单在前,收文在后;正本在前,发文稿纸和定稿在后。
  除《规则》明确说明的情况外,以下情况多份文件作为一件时应注意:
  (1)会议纪要、会议记录应按照时间先后排序;
  (2)介绍信及存根应按照人员结合时间先后排序;
  (3)新闻报道材料应按照媒体种类结合时间先后排序;
  (4)行政审批、处罚等材料应结论性材料在前,其他材料依工作流程顺序排列在后。
  2、示例
  由于收文和发文在机关归档文件中最为常见,数量也比较多,下面以收文和发文为例,以图示的方式直观地说明件内文件的排序情况。
  (1)收文
  机关在收到文件后,一般会粘贴文件处理单,再对文件进行运转处理。
  收到的文件有正文、附件的,连同文件处理单一起组成一件。排列的前后顺序依次是文件处理单、正文、附件,如图1所示。
图1发文的件内排序  机关发文一般是先拟稿,填写发文稿纸,再对拟写稿件依次审核后形成定稿,最后印发正式文件,即正本。因此,发文稿纸记录了拟稿形成定稿的审核(甚至修改)过程,与定稿的关系更为密切。因此,正本、发文处理单、定稿应按前后顺序依次排列,如图2所示。
图2收文的件内排序  发文中如存在附件、复制件、少数民族文字文本、外文本的,在正本、发文处理单、定稿的按前后顺序排列的基础上,再按照《规则》要求进一步排列即可。

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(文/小编)
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